7.5. условия эффективности управленческих решений

Эффективным управленческое решение могут сделать:

• соблюдение иерархии в принятии решений;
• использование межфункциональных групп;
• использование прямых горизонтальных связей;
• централизация руководства.

Иерархия в принятии решений - делегирование полномочий по принятию решения ближе к тому уровню, на котором имеет­ся больше необходимой информации и который непосредственно участвует в реализации принятого решения. В этом случае ис­полнителями решения являются сотрудники смежных уровней. Контакты с подчиненными, находящимися более чем на один иерархический уровень ниже (выше), не допускаются.

Использование целевых межфункциональных групп, члены которых отбираются из различных подразделений и уровней организации.

Использование непосредственных (прямых) горизонтальных связей. В данном случае (особенно на начальной стадии процес­са принятия решения) сбор и обработка информации осущес­твляются без обращения к вышестоящему руководству. Такой подход способствует принятию решений в более короткие сро­ки и повышению ответственности за их выполнение.

Централизация руководства. Процесс принятия решения дол­жен находиться в руках одного (общего) руководителя. В дан­ном случае формируется иерархия в принятии решений, то есть каждый низший руководитель решает свои проблемы (прини­мает решения) с непосредственным руководством, а не с руко­водителем самого высокого уровня.

Как уже отмечалось, лучший вариант, когда решение выби­рается благодаря последовательной оценке каждого из предла­гаемых. При этом определяется, насколько каждый вариант ре­шения обеспечивает достижение цели. Таким образом, решение должно отвечать требованиям, вытекающим из решаемой ситу­ации и целей организации, а именно:

• эффективности;
• экономичности;
• своевременности;
• обоснованности;
• реальности.

Решение должно быть эффективным, то есть наиболее полно обеспечивать достижение поставленной организацией цели.

Решение должно быть экономичным, то есть обеспечивать дос­тижение поставленной цели с наименьшими затратами.

Своевременность решения означает не только нужный момент его принятия, но и своевременность достижения целей. Ведь ког­да решается проблема, события продолжают развиваться. Может получиться так, что прекрасная идея устареет и потеряет с течени­ем времени смысл, хотя изначально она была хороша.

Исполнители должны быть убеждены, что решение обоснованно. В связи с этим нельзя путать фактическую обоснованность и ее восприятие исполнителями - понимание ими аргументов, побуж­дающих менеджера принять именно такое решение.

Решение должно быть реально осуществимым, то есть нельзя принимать нереальные, абстрактные решения. Такие решения вы­зывают досаду исполнителей, и в основе своей они неэффектив­ны. Принятое решение должно соответствовать силам и средствам выполняющего его коллектива.

Особую роль в эффективности решений играют методы дове­дения принятых решений до исполнителей. Доведение решений до исполнителей начинается обычно с разделения на групповые и индивидуальные задания и подбора исполнителей. В результате каждый сотрудник получает конкретное задание, которое находится в прямой зависимости от его служебных обязанностей. Считается, что умение передать задачи исполнителям является главным ис­точником эффективности принятого решения. В связи с этим вы­деляют четыре основные причины невыполнения решений:

• решение было недостаточно четко сформулировано мене­джером;
• решение было ясно и четко сформулировано, однако испол­нитель его плохо уяснил;
• решение четко сформулирована и исполнитель его хорошо уяснил, но у него не было необходимых условий и средств для его выполнения;
• решение было грамотно сформулировано, исполнитель его усвоил и имел все необходимые средства для его выполнения, но у него не было внутреннего согласия с вариантом решения, предло­женным менеджером. Исполнитель в данном случае может иметь свой, более эффективный, по его мнению, вариант решения дан­ной проблемы.

Таким образом, эффективность решения зависит не только от его оптимальности, но и от формы доведения его до исполнителей (оформления решений и личных качеств руководителей и испол­нителей). Организация исполнения принятых руководством ре­шений как специфическая деятельность менеджера предполагает то, что он держит в поле зрения решения, находит способ влиять на них, управляет ими. Команда - "приступить к исполнению решения!" - не может быть дана раньше, чем у руководителя не возникнет уверенности в том, что все звенья правильно поняли свои задачи и имеют все средства для их выполнения.

Главный смысл всей работы по доведению задач до исполните­лей состоит в том, чтобы построить в сознании некий образ (техно­логию) будущей работы по выполнению управленческого решения. Первоначальное впечатление об этой работе формируется у испол­нителя при получении и восприятии задания. После этого идея (модель задания) уточняется, обогащается посредством адаптации ее к реальным и объективным условиям внутренней и внешней среды. На этой основе и разрабатывается технология выполнения решения (идеальная модель деятельности исполнителя по выполне­нию задания менеджера). Для того чтобы модель деятельности ис­полнителя была выполнена в соответствии с первоначальной идеей менеджера, к ней (модели) предъявляют ряд требований:

• полнота модели;
• глубина отражения первоначальной идеи;
• стрессоустойчивость и прочность;
• гибкость модели;
• согласованность;
• ее мотивация.

Полнота модели решения описывает ее соответствие, с од­ной стороны, замыслу руководителя, его решению и поставлен­ным им задачам, а с другой - содержанию, структуре и услови­ям исполнительской деятельности. Идеальным вариантом была бы такая полнота модели, при которой она развернута настоль­ко, что еще до начала работы исполнитель мысленно может пред­ставить себе все тонкости предстоящей работы.

Точность модели необходима потому, что если задача ста­вится абстрактно - в общем виде, то она не выполняется вооб­ще или выполняется формально. Система управления, в которой точность формирования оперативных моделей решения не стала законом, распадается.

Глубина отражения первоначальной модели характеризует оперативную модель с точки зрения представленности в ней всей динамики предстоящей деятельности.

Стрессоустойчивость и прочность модели предполагает спо­собность исполнителя четко реализовать план действий, сло­жившийся в его сознании, в любых сложных ситуациях.

Гибкость модели - критерий, который как бы противоречит всем указанным выше. Очевидно, что абсолютно жесткий и "не­поддающийся" образ может быть приемлем только в застывших и неизменных структурах, которых в природе и обществе нет и быть не может. Проблема в том, чтобы выбрать оптимальное соотноше­ние между стабильностью (неподвижностью) и гибкостью модели.

Согласованность модели решения связана с тем, что испол­нитель чаще всего выполняет свой этап работы в одиночку, по­этому его действия должны согласовываться по задачам, време­ни и месту с действиями других исполнителей.

Мотивация модели решения. Известно, что понимание ре­шения и усвоение его идеальной модели не в полной мере обес­печивают должную мобилизацию всех резервов исполнителей, поэтому и нужно мотивировать их деятельность. Воздействие на мотивы, побуждающие исполнителей к проявлению активнос­ти, внутренней потребности для выполнения заданий, - основ­ной смысл мобилизации трудового коллектива на выполнение принятых руководством решений.