Глава 1. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ О СОВРЕМЕННОМ ОТЕЛЕ
1.1. Краткий исторический очерк
1.2. Категории отелей
1.3. Сертификация услуг гостиниц
Глава 2. ЭКСПЛУАТАЦИЯ ГОСТИНИЦ
2.1. Клиент отеля
2.2. Факторы, влияющие на экономику отеля
2.3. Особенности работы ш сфере гостиничного сервиса
2.4. Архитектурные и технические решения
2.5. Тарифы и тарифная политика
2.6. Инвестиционные стратегии в гостиничном бизнесе
2.7. Общие правила общения персонала с клиентами
Глава 3. ОСНОВНЫЕ СЛЮЖБЫ СОВРЕМЕННОГО ОТЕЛЯ
3.1. Типовая структура управлении гостиницей
3.2. Функции руководителей высшего звена управления
3.3. Служба приема и размещения
Бронирование
Регистрация прибывающих
Выписка клиента
Оборудование службы приема
3.4. Хозяйственная служба
3.5. Инженерная служба
3.6. Служба безопасности
3.7. Отдел закупок
3.8. Служба питания
Расположение ресторана
Размер меню
Вид сервиса
Дизайн и отделка ресторана
Меню
Специфика закупки и хранения продуктов
Кухня
Банкетная служба
Обслуживание номеров
Работа ресторана
Алкогольные напитки
Предотвращение пищевых отравлений
Санитарно-гигиенические требования
Техника безопасности
Методы предотвращения хищений
3.9. Учет в гостиничном и ресторанном бизнесе
Книги ежедневного учета, или Журналы операций
Главная книга
Книга учета движения денежных средств
Баланс
Отчет о прибылях и убытках,или Отчет о финансовых результатах
Отчет о движении денежных средств
Бюджет (финансовый план)
Показатели деятельности гостиницы
3.10. персонала
3.11. Отдел маркетинга и продаж
3.12. Компьютеризация гостиничного бизнеса
Компьютерные системы управления отделом
Система Fidelio
Система Lodging Touch
Система Nimeta
Глобальные системы резервирование
ПРИЛОЖЕНИЯ
приложение 1
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА ГОСТИНИЧНОГО ПРЕДПРИЯТИЯ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ КОНТРОЛЛЕРА
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОРТЬЕ ПО ПРИЕМУ ПРЕДВАРИТЕЛЬНЫХ ЗАКАЗОВ МЕСТ В ГОСТИНИЦЕ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ РЕГИСТРАТОРА
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ЗАВЕДУЮЩЕГО НОМЕРНЫМ ФОНДОМ 156 ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ГОРНИЧНОЙ ДНЕВНОЙ СМЕНЫ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ГЛАВНОГО КОНСЬЕРЖА
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ШВЕЙЦАРА
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ШЕФ-ПОВАРА
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОВАРА УЧАСТКА КУХНИ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СТЮАРДА КУХНИ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ДИРЕКТОРА РЕСТОРАНА, МЕТРДОТЕЛЯ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ БАРМЕНА
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ КАССИРА СЛУЖБЫ ПРИЕМА
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ ПОСЫЛЬНОГО
приложение 2
приложение 3 Краткий англо-русский словарь терминов гостиничного хозяйства
3.9. Учет в гостиничном и ресторанном бизнесе
Учетом в гостинице занимается бухгалтерия, находящаяся в подчинении контроллера — второго лица в иерархии управления отелем. Финансовая служба отеля ведет следующие операции.
1. Расчеты по счетам клиентов. Ежедневно (обычно ночью) подводятся балансы по всем клиентским счетам.
2. Подсчет ежедневных доходов по каждому доходообразую-щему подразделению отеля (касса в каждом подразделении ведет свой учет).
3. Составление ежедневного отчета (Daily Report) генеральному директору, в котором представлены доходы по подразделениям, загрузка номерного фонда и некоторые другие показатели в сравнении с прошлым периодом.
4. Расчеты по закупкам. Счета-фактуры, завизированные в соответствующем подразделении отеля, поступают в бухгалтерию. Оплата поставщикам обычно производится в конце месяца.
5. Начисления и выплата заработной платы.
6. Ведение финансового и управленческого учета. В настоящее время принято делить учет, ведущийся на предприятиях, в том числе и в гостиницах, на управленческий и финансовый. Несмотря на отсутствие четкой фаницы между этими двумя видами учета, можно определить некоторые критерии, в соответствии с которыми информация может быть отнесена к управленческой или финансовой.
Финансовый учет связан с информацией о результатах деятельности гостиницы, предназначенной в основном для внешних пользователей:
• собственника (в случае если он сам не является управляющим отеля) - для того чтобы он мог оценить доходность своего предприятия, зависящую оттого, насколько хорошо работает нанятый им управляющий;
• налоговых органов - для контроля над правильностью начисления и уплаты налогов;
• поставщиков финансов - для того, чтобы они могли оценить возможность возвращения отелем взятых кредитов;
• партнеров по бизнесу - как доказательство своей благонадежности;
• любых заинтересованных лиц - в части законодательно требуемой публикации отчетов о финансовом положении отеля.
Управленческий учет связан с процессом формирования финансовых результатов деятельности: учетом доходов и затрат отеля. Эта информация, как правило, предназначена исключительно для внутренних нужд и доступна лишь менеджерам отеля. Данные управленческого учета служат основой для принятия управленческих решений. В отличие от финансового учета, где жестко выполняются требования национальных стандартов учета и применяется система двойной записи, в управленческом учете отсутствует жесткое регулирование и допускается использование любой удобной для бухгалтера учетной системы. Учетные системы, используемые в отелях различных стран, отличаются друг от друга. Формы и состав финансовой отчетности, используемые в конкретной гостинице, зависят от требований законодательства конкретной страны. Тем не менее, существуют некоторые общие принципы учета, применяемые во всех отелях, расположенных в США и развитых европейских странах. В России эти принципы уже сегодня применяются в отелях с иностранным участием, находящимся под управлением западных компаний или входящих в какую-либо международную гостиничную цепь. В будущем предполагается переход всех предприятий Российской Федерации на аналогичную систему учета. Кратко остановимся на рассмотрении основных ее принципов.
Книги ежедневного учета, или Журналы операций
Первым документом, где фиксируются все совершаемые отелем финансовые сделки (т.е. сделки, в результате которых происходит движение денежных средств), являются Книги ежедневного учета (Day Books), или Журналы операций (General Journal). Книги ежедневного учета (или Журналы операций) заполняются бухгалтером ежедневно. Обычно, в отелях ведется несколько таких книг, в которые вносится информация об однотипных хозяйственных
операциях. Среди них: Книга продаж, Книга закупок, Книга поступления денежных средств, Книга выплат денежных средств, Книга возврата закупок и другие, т.е.
фактически Книги ежедневного учета ведутся отдельно по каждому виду финансовых операций, совершаемых отелем. Обычно Книга ежедневного учета содержит следующую информацию:
• дата совершения хозяйственной операции; » описание хозяйственной операции;
• ссылка на первичный документ, являющийся основанием для проведения хозяйственной операции;
• перекрестная ссылка — номера счетов Главной книги в которые перенесена информация о данной операции (в соответствии с основополагающим принципом бухгалтерского учета — принципом двойной записи каждая финансовая сделка обязательно отражается по двум счетам, называемым корреспондирующими);
• сумма денежных средств, переведенных в результате данной хозяйственной операции.
• Поскольку пользователем Книг ежедневного учета является бухгалтер, он может вносить в нее любую другую кажущуюся ему полезной информацию, например, свои личные замечания, которые помогут ему впоследствии вспомнить все обстоятельства, сопутствующие проведению конкретной хозяйственной операции. В табл. 3.3 приведены форма Книги ежедневного учета и вариант ее заполнения в случае получения счета за поставленную рыбу на сумму 100 долл. США.
Главная книга
Следующим документом, заполняемым бухгалтерией отеля, является Главная книга (General Ledger), которая может быть в виде книги, файла или папки. Главная книга — основа для составления баланса, ведется по счетам. В некоторых странах (например, в Германии, Российской Федерации, Франции) план счетов законодательно утверждается и должен неукоснительно соблюдаться, в других странах (например, в Великобритании, США) единой законодательно утвержденной классификации счетов не существует и она может устанавливаться бухгалтерией гостиницы по своему усмотрению. В любом случае список всех счетов, используемых для отражения деятельности конкретного отеля, представлен на первой странице Главной книги под заголовком «План счетов» (Chart of Accounts). Главная книга имеет две стороны: дебет и кредит. По дебету счетов активов отражаются операции с товарами, услугами, денежными средствами, полученными отелем, по кредиту — операции, связанные с расходами отеля. Сальдо счетов активов как правило — дебетовое. Счета обязательств и капитала обычно имеют кредитовое сальдо, увеличиваются по кредиту, а уменьшаются по дебету. По каждому счету выводится общий итог - сальдо, которое может быть дебетовым (если итоговая дебетовая сумма превышает итоговую сумму по кредиту) или кредитовым (в противоположном случае).
Периодически, обычно один раз в месяц бухгалтер переносит данные из Книг ежедневного учета в Главную книгу, делая ссылку на источник (номер Книги ежедневного учета и номер страницы, где отражены исходные данные о переносимой хозяйственной операции). В английском варианте эта операция называется «posting» и заключается в следующем:
1) в Главной книге находится счет, указанный в Книге ежедневного учета по дебету;
2) в него переносится дата операции;
3) делается ссылка на номер Книги ежедневного учета и ее страницу, где отражена более подробная информация о данной финансовой операции (например, J11 - Книга (Журнал) № 1, страница 1);
4) в дебет счета вносится сумма, указанная по дебету в Книге ежедневного учета, и считается сальдо по счету;
5) в Книге ежедневного учета в колонке ссылка (перекрестная) указывается номер задействованного счета Главной книги.
Далее аналогичная процедура производится для счета, задействованного по кредиту.
Книга учета движения денежных средств
Книга учета денежных средств (Cash Book) позволяет организовать тщательный контроль за сохранностью и использованием денежных средств в отеле.
Все денежные средства можно разделить на две группы:
• денежные средства в кассе (cash on hand), используемые для мелких наличных платежей. Сюда относятся монеты, банкноты в местной и иностранной валютах;
• денежные средства в банке (cash on bank). К этой группе относятся текущие и депозитные счета в
банках.
Однако в балансе денежные средства указываются одной строкой в разделе оборотные (текущие) активы. Важным моментом в ведении учета движения денежных средств является обязательная ежемесячная выверка соответствия выписок с банковского счета и данных учета в гостинице. Процедура выверки включает в себя следующие
этапы.
1. Получение в конце отчетного месяца подтверждения всех произведенных перечислений денежных средств из банка, где гостиница имеет счет (банковская выписка).
2. Внесение в Книгу учета движения денежных средств всех платежей, подтвержденных банком, но отсутствующих в Книге.
3. Поиск позиций Книги учета движения денежных средств, неподтвержденных банком.
4. Если такие позиции обнаружены, проверяется, не были ли эти сделки проведены банком в первые дни следующего месяца.
5. Если эти сделки не проведены банком, необходимо искать эти суммы в тех банках, откуда они должны были поступить.
При заполнении Книги учета движения денежных средств не допускается никаких даже самых незначительных расхождений между данными учета в отеле и данными движения денежных средств, полученных из банка. Любая разница должна быть выявлена и найдена.
Баланс
На основе данных Главной книги и Книги учета движения денежных средств бухгалтер в соответствии с законодательно установленной периодичностью (в западных странах учет, как правило, ведется один год) составляет важнейший документ, характеризующий финансовое состояние отеля на определенную дату -баланс (Balance Sheet). Тем не менее следует заметить, что значение баланса, как формы отчетности, в западных странах меньше, чем в российском учете. Как правило, большое значение придается прибыльности предприятия, судить о которой позволяет Отчет о прибылях и убытках, речь о котором пойдет ниже. Однако в последнее время наметилась тенденция к росту заинтересованности пользователей финансовой информации не только в получении данных о прибыльности отеля, но и об устойчивости его финансового положения. В этой связи роль баланса, как формы отчетности возросла. Баланс представляет собой список:
• всех активов (assets) отеля (актив баланса);
• всех обязательств (liabilities) отеля (пассив баланса);
• акционерного или собственного (в зависимости от организационно-правовой формы предприятия) капитала (Equity) (пассив баланса).
Баланс заключается в том, что суммы статей актива и пассива баланса равны, т.е. Сумма активов = Сумма обязательств + Сумма капитала. 1. Активами являются:
1.1) основные или фиксированные активы (Fixed Assets): стоимость здания гостиницы, земли под ним, используемых машин и оборудования;
1.2) оборотные или текущие активы (Current Assets): денежные средства на расчетном счете и в кассе отеля, стоимость имеющихся в отеле продуктов, напитков и их запасов, чистящих средств, постельного белья, полотенец, канцелярских принадлежностей и т.п. К текущим активам также относится все то, что гостиница легко может превратить в денежные средства или материальные запасы.
Это легко реализуемые ценные бумаги, дебиторская задолженность (если она не безнадежная), выданные авансы или предоплаченные работы и т.д.;
1.3) нематериальные активы (Intangible Assets): стоимость лицензии на право заниматься деятельностью в области гостиничного бизнеса и других лицензий, требуемых законодательством, стоимость торговой марки (а если гостиница входит в известную гостиничную цепь, то это довольно значительная сумма), стоимость патентов и авторских прав, собственных технологий, логотипов и т.п.
К нематериальным активам также относится гудвилл, характеризующий в широком смысле слова репутацию отеля (гудвилл возникает только в случае, если была произведена перепродажа отеля и продажная цена оказалась выше, чем рыночная суммарная стоимость всех чистых активов отеля);
1.4) долгосрочные инвестиции (Long-term Investments): отражаются произведенные отелем инвестиции в ценные бумаги, основные средства, не используемые в производстве (например, оборудование, закупленное для последующей перепродажи), инвестиции в дочерние компании и т.д.;
1.5) другие активы (Other Assets) — сюда относятся все виды активов, не отраженные выше, например долгосрочные авансы, выданные на несколько лет вперед.
2. К обязательствам относятся:
2.1) краткосрочные обязательства (Current Liabilities). К краткосрочным относятся обязательства отеля, которые предполагается погасить в течение периода до одного года: начисленная заработная плата, торговый кредит, взятый, например, для закупки чистящих средств, и другие виды краткосрочных кредитов, обязательства перед налоговыми органами (начисленные, но не уплаченные налоговые платежи), полученные авансы (например, от туроператора, заключившего с отелем договор на резервирование за ним блока мест в высокий сезон), начисленные, но не уплаченные акционерам дивиденды и т.д.;
2.2) долгосрочные обязательства (Long-term Liabilities). Здесь отражаются обязательства отеля, взятые на срок более одного года. Это могут быть долгосрочные кредиты, долгосрочные арендные обязательства, облигации к погашению, выпущенные отелем на срок более одного года и пр.
3. Последним разделом баланса, относящимся к его пассиву, является акционерный или собственный капитал (Equity). Капитал представляет собой разницу между суммой всех активов отеля и суммой его обязательств и может быть разделен (в случае если он положительный) на:
3.1) вложенный капитал — номинальная стоимость выпущенных акций и эмиссионный капитал (если организационно-правовая форма отеля - акционерное общество) или средства, вложенные единственным собственником отеля;
3.2) накопленную нераспределенную прибыль.
Таким образом, если на момент составления баланса количество начисленных обязательств превышает величину активов, капитал будет отрицательным, что является свидетельством неблагополучного финансового положения отеля на момент составления баланса. И наоборот, значительная величина собственного капитала свидетельствует о благополучии финансового состояния гостиницы в этот момент.
Порядок расположения статей в балансе может различаться. В США актив баланса располагают слева, а пассив -справа. В Великобритании раньше актив находился справа, а пассив — слева, а в настоящее время актив, как правило, располагается вверху баланса, а пассив под ним - ниже.
Отчет о прибылях и убытках,или Отчет о финансовых
результатах
В состав обязательной финансовой отчетности также входит Отчет о прибылях и убытках или Отчет о финансовых
результатах (Profit and Loss Statement, Statement of Income), показывающий все доходы и расходы отеля за определенный период времени (в соответствии с нормами западного учета - один год). Как уже говорилось выше, в иерархии форм финансовой отчетности отелей развитых стран этот документ является более важным, чем баланс. Отчет о прибылях и убытках отеля включает в себя следующие разделы:
1. Доходы или продажи (Revenue, Sales) состоят из:
1.1) доходов от продажи номерного фонда;
1.2) доходов, полученных от ресторанов и других предприятий питания отеля;
1.3) доходов, полученных от продажи дополнительных услуг: оплаты гостями телефонных переговоров, услуг прачечной и химчистки, парикмахерской, фитнесцентра, услуг гидов-переводчиков, продажи сувениров и т.д.
2. Прямые затраты, относимые на себестоимость реализованной продукции (Costs):
2.1) прямые затраты материалов - стоимость закупки продуктов, напитков, чистящих средств, постельного белья, полотенец, скатертей, посуды, форменной одежды для персонала и т.д.;
2.2) прямые затраты труда - заработная плата работников, непосредственно связанных с обслуживанием гостей - работников Front office, горничных, официантов, барменов и т.д., а также затраты на питание этой категории персонала, их материальное поощрение, медицинское обслуживание, оплату жилья, проезда и т.п.
3. Валовая прибыль (Gross Profit), получаемая как разница между доходами и сокращенной себестоимостью реализованной продукции (Gross Profit = Revenue - Costs).
4. Операционные расходы (Operating Expenses) - косвенные затраты - общие и административные расходы, условно говоря, те расходы, которые существуют в отеле, даже если в нем нет ни одного гостя: арендная плата, плата за электричество, отопление, водоснабжение, заработная плата работников администрации, процент за кредит, командировочные и представительские расходы, расходы на маркетинг и рекламу, техническое обслуживание и ремонт, амортизация оборудования, налоги (за исключением налога на прибыль) и т.п.
5. Операционная прибыль или валовая операционная прибыль (Operation Profit or Gross Operation Profit) -прибыль от основной деятельности. Получается путем вычитания операционных расходов из валовой прибыли (Operation Profit = Gross Profit -Operating Expenses).
6. Прочие прибыли и убытки (Other Revenue and Expenses).-Сюда относятся, например, прибыли (убытки), полученные от курсовых разниц, проценты по банковским депозитам, прибыли (убытки), полученные от инвестиций временно свободных денежных средств в ценные бумаги и т.п., т.е. прибыли или убытки, не связанные с основной деятельностью отеля.
7. Прибыль до налогообложения (Income Before Income Tax). Рассчитывается как разница между операционной
прибылью и прочими прибылями и убытками (Income Before Tax = Operation Profit — Other Revenue and Expenses).
8. Налог на прибыль (Income Tax). Налог на прибыль, рассчитанный в соответствии с принятым законом.
9. Случайные прибыли и убытки (Gains and Losses), К случайным относят не характерные для отеля прибыли и убытки. На появление таких прибылей или убытков в будущем никто не рассчитывает. Например, убыток, нанесенный стихийным бедствием.
10. Чистая прибыль (Net Income = Income Before Tax - Income Tax ± Gains and Losses).
Примерная структура доходов и расходов европейского отеля следующая:
• доходы от номерного фонда - 55-60;
• доходы от ресторана (без напитков) - 20-25;
• доходы от напитков - 8-10;
расходы (на единицу дохода), %:
• заработная плата — 35-40;
• закупка провизии для ресторана - 10;
• закупка напитков - 2-5;
• процент по кредиту - 4-6;
• амортизация - 6-7;
• маркетинг и реклама - 3-5.
Отчет о движении денежных средств
Отчет о движении денежных средств (Statement of Cash Flows) наряду с балансом и Отчетом о прибылях и убытках является обязательной формой финансовой отчетности. Из его названия следует, что он содержит информацию обо всех потоках денежных средств отеля (как входящих, так и исходящих) за отчетный период. Заметим, что термин «денежные средства» включает в себя не только непосредственно деньги, но и денежные эквиваленты, т.е. те средства, которые могут легко быть превращены в деньги, например высоколиквидные краткосрочные ценные бумаги.
Информация, содержащаяся в Отчете о движении денежных средств, позволяет пользователям оценить платежеспособность отеля, потребность в привлеченных денежных средствах и способность их вернуть. Особенно важен этот документ для новых или развивающихся отелей, которые могут испытывать трудности с наличностью из-за недостатка оборотного капитала или в связи с необходимостью возвращать крупный кредит, взятый на строительство здания и покупку оборудования и т.п.
В Отчете о движении денежных средств денежные потоки сгруппированы следующим образом:
• поступления и выплаты денежных средств, произошедшие в результате операционной (основной) деятельности (Operating Activities);
поступления и выплаты денежных средств, произошедшие в результате инвестиционной деятельности (Investment Activities); поступления и выплаты денежных средств, произошедшие в результате финансовой деятельности (Financing Activities).
К первой группе - операционная деятельность (Operating Activities) - обычно относятся поступления и выплаты денежных средств, связанные с изменениями текущих (оборотных) активов и краткосрочных обязательств отеля:
• поступления денежных средств от продаж номерного фонда, услуг предприятий питания отеля, дополнительных услуг гостям (услуги прачечной, бизнес-центра, парикмахерской, переводчика бронирование авиабилетов и т.д.), а также поступления денежных средств в виде процентов по кредитам, ранее выданным 1ругим предприятиям и т.п.;
• выплаты денежных средств поставщикам продуктов питания, напитков, форменной одежды, работникам гостиницы в виде заработной платы, оплата счетов за
электроэнергию, водоснабжение, 1елефонную связь, налоговые платежи, оплата расходов, связанных с маркетингом и рекламой, выплата процентов за пользование кредитами и т.п. Ко второй группе - инвестиционная деятельность (Investment Activities) - в основном относятся поступления и выплаты денежных средств, связанные с изменениями фиксированных (основных) активов отеля:
• поступления от продажи основных средств отеля - земли, здания, машин и оборудования, а также поступления от долгосрочных инвестиций в ценные бумаги, основных сумм возвращенных долгосрочных кредитов, которые ранее были предоставлены другим предприятиям;
• выплаты денежных средств, использованных для приобретения имущества и оборудования, на долгосрочные инвестиции или предоставление долгосрочных кредитов другим предприятиям.
К третьей группе - финансовая деятельность (Financing Activities,) - относятся потоки денежных средств, связанные с изменением долгосрочных обязательств или собственного капитала шедя
• поступления от продажи дополнительно выпущенных собственных акций, облигаций, долгосрочных векселей и других пенных бумаг,
• выплаты дивидендов, долгосрочных кредитов, денежные средства, потраченные на выкуп собственных акций и т.п.
Чистый поток денежных средств за отчетный период (приток или отток) сначала определяется отдельно по каждой группе, затем находится суммарное значение увеличения или уменьшения денежных средств отеля (Net cash flow), Прибавив полученное значение к сальдо денежных средств на начало отчетного периода, получают конечное сальдо денежных средств, которое в свою очередь будет являться начальным для Отчета о движении денежных средств в следующем отчетном периоде.
Рассмотренные выше документы — баланс, Отчет о прибылях и убытках и Отчет о движении денежных средств, входят в состав обязательной финансовой отчетности отелей в большинстве стран мира (однако в разных странах в соответствии с принятыми стандартами в состав обязательной финансовой отчетности могут входить и другие документы).
Бюджет (финансовый план)
Бюджет (Budget or Operating Budget) не относится к отчетным бухгалтерским документам. Бюджет (финансовый план) составляется контроллером и представляется генеральным директором отеля на совет директоров. Совет директоров утверждает финансовый план на будущий год и рассматривает выполнение плана прошедшего периода. По существу оценка исполнения бюджета, данная советом директоров, является оценкой деятельности генерального директора и его команды со всеми вытекающими последствиями, вплоть до отставки генерального директора. Бюджет обычно составляется на год, иногда на два года или, наоборот, на более короткие периоды. Бюджет содержит формулировки финансовых целей на планируемый период, прогнозы доходов и расходов по подразделениям отеля и перечень корректирующих мер, которые могут потребоваться в случае отклонений, вызванных внешними обстоятельствами. При составлении бюджета стремятся учесть все факторы: инфляцию, доступность кредита, конкуренцию, изменения в загрузке, рост заработной платы и даже изменение в меню ресторана. Финансовый план может составляться в двух вариантах: оптимистичном и пессимистичном.
Бюджет отеля - документ, по форме аналогичный Отчету о прибылях и убытках (содержит те же позиции), но являющийся не отчетом, а прогнозом, планом на будущий период. Бюджет часто разрабатывается с разбивкой по месяцам. Важной особенностью этого документа является заложенный в нем контрольный механизм — рядом с фафой бюджетных значений каждого показателя имеется графа, где указано соответствующее значение за прошлый отчетный
период, а также прогнозное (ожидаемое) значение. Таким образом, сравнивая эти значения, можно понять, в чем причина той или иной сложившейся ситуации, и в случае необходимости выработать комплекс мер, направленных на преодоление выявленных негативных
тенденций.
Показатели деятельности гостиницы
1. Важнейшим показателем, характеризующим деятельность отеля, является коэффициент загрузки номеров (Occupancy Rate), который рассчитывается как отношение числа проданных номеров к общему числу располагаемых номеров
за отчетный период (день, неделя, месяц, год).
Проданные номера Коэффициент загрузки номеров = Располагаемые номера *
В настоящее время средний коэффициент загрузки гостиниц в мире достаточно стабилен и на протяжении последних лет составляет 66—68%. Самые высокие показатели зафузки в 1999 г. имели гостиницы Амстердама (78%), Барселоны (75%), Копенгагена (76%), Лондона (80%), Стокгольма (76%).
2. Коэффициент загрузки также рассчитывается для проданных кроватей как отношение числа проданных кроватей к их общему количеству за отчетный период. Этот показатель часто называют коэффициентом гостевой зафузки.
Располагаемые кровати
3. Средняя иена номера (Average daily rate) также имеет два варианта расчета:
а) средняя цена проданных номеров равна отношению поступлений денежных средств от продажи номерного фонда отеля к числу проданных номеров за отчетный период. В 1999 г. средняя цена проданного номера в мире составила 131,5 долл. С ША. По этому показателю лидируют гостиницы Женевы, Лондона, Милана, Парижа, Рима;
б) средняя цена располагаемых номеров равна отношению поступлений денежных средств от продажи номерного фонда к общему числу располагаемых номеров за отчетный период. Естественно, средняя цена располагаемых номеров почти всегда ниже, чем средняя цена проданных номеров (они равны в случае 100%-ной загрузки номеров). Этот показатель часто используется для мотивации персонала отеля.
В 1999 г. средняя цена располагаемых номеров в мире составила 100 долл. США. Список мировых лидеров возглавили гостиницы Женевы, Лондона, Милана, Парижа и Санкт-Петербурга. В последние годы показатель средней цены гостиничных номеров в мире имеет устойчивую тенденцию к росту.
4. Для ресторана отеля также рассчитывается показатель,
характеризующий среднюю стоимость покупки одного клиента. Для этого поступления денежных средств от продаж ресторана за определенный период делятся на число клиентов, воспользовавшихся за это время услугами ресторана. Этот показатель также часто используется для мотивации персонала ресторана.
5. Загрузка ресторана (оборачиваемость мест) определяется как отношение числа проданных мест к вместимости ресторана и показывает, сколько раз было продано каждое место в ресторане.
6. Важнейшим показателем, характеризующим финансовый результат деятельности гостиницы, является рентабельность. Она рассчитывается как отношение прибыли к доходам (продажам). Естественно, что в зависимости от конкретной задачи можно определять долю (%) валовой прибыли в доходах, долю (%) прибыли от операционной деятельности или долю (%) чистой прибыли.
В настоящее время рентабельность отелей имеет тенденцию к росту. Для обеспечения безубыточной работы отеля необходимо, чтобы валовая операционная прибыль составляла около 40% суммы общих доходов отеля.
7. Важным показателем деятельности гостиницы (особенно для реального или потенциального собственника) является отношение полученной прибыли (как правило, берется чистая прибыль) к затраченному капиталу, характеризующее доходность отеля (Return on capital).
8. Результаты финансовой деятельности различных подразделений отеля (продажи номерного фонда, продажи предприятий питания, продажи дополнительных услуг) обычно представляют в виде круговой диаграммы — доли различных подразделений в продажах.
9. Диаграмма безубыточности показывает зависимость прибыли/убытка от доходов, полученных отелем (или количества обслуженных клиентов). С помощью диаграммы безубыточности определяют точку безубыточности величину дохода (или число клиентов), обеспечивающих нулевую прибыль. Если доходы отеля окажутся меньше этого значения, то деятельность отеля будет убыточной. В разных отелях могут рассчитываться и другие показатели:
« отношение прибыли к издержкам;
в доход на одного сотрудника (в целом по отелю и по подразделениям);
« прибыль на одного сотрудника;
в процент расходов на персонал;
« процент разных статей расходов к общим расходам;
в полученный доход к планируемому;
• средняя трата постояльца и др.
